Office 365 intranät

Nytt intranät med smidig migrering hjälper Blekinge Tekniska Högskola att ta del av Office 365 fördelar

I slutet av 2018 implementerade och migrerade Blekinge Tekniska Högskolan sitt intranät till SharePoint Online och Core Online. Vi talades vid med Marcus Dittmer, projektansvarig från Blekinge Tekniska Högskolan som arbetade med förarbetet och införandet.

I mitten av 2018 startades projektet för att modernisera Blekinge Tekniska Högskolans befintliga intranät och integrera det i högskolans befintliga molnlösning. Som ett naturligt steg i en strategi för att utnyttja alla fördelarna i molnet och Office 365 fattades det beslut om att den kommande lösningen skulle baseras på SharePoint Online. Det nya intranätet behövde vara kompatibelt med såväl interna som externa tjänster och verktyg. Ytterligare behövdes stora delar av innehållet från det nuvarande intranätet, baserat på SharePoint 2013, migreras till den nya plattformen. Marcus Dittmer, projektansvarig från BTH, delar med sig av sina tankar angående projektförberedelserna.

Börja med att se över innehåll och struktur. En migrering är ett bra tillfälle att fokusera på det viktigaste och att ta bort det som inte behövs. Lyssna på era konsulter och ta till er av de nya funktioner som det nya systemet erbjuder. – Marcus Dittmer

Efter att ha analyserat det befintliga intranätet och dess innehåll hade man tydliga idéer om vad som förväntades lösningsmässigt men även vad gäller migrering. Val av leverantör och partner föll på Bool by Sigma som skulle implementera dess SharePoint Online-lösning Core Online samt migrera befintligt innehåll till den nya miljön. Marcus Dittmer berättar om en viss nervositet innan projektets start på grund utav dess betydande storlek men när upphandlingen vanns av Bool dämpade sig oron då de tidigare haft ett gott samarbete sinsemellan.

I oktober rivstartade projektet och Bool presenterade en projektplan som innebar systemimplementation med full migrering som skulle vara klar inom 3 månader. Genom Bools agila arbetsmetoder kom projektgruppen bestående av specialister från Bool och projektansvariga från Blekinge Tekniska Högskolan arbeta i tätt samarbete där mindre delleveranser och återkommande avstämningar säkerställde en lyckad leverans. Så här beskriver Marcus Dittmer sina upplevelser under projektets gång.

Vi tycker att projektet och samarbetet har flutit på mycket bra. Bool har från start haft en tydlig projektplan som kontinuerligt har stämts av under resans gång. Vi har hela tiden fått återkoppling på alla våra frågor, och vår upplevelse är att Bool har varit lyhörda för både stora och små önskemål. Kort sagt, ett tryggt och professionellt bemötande. – Marcus Dittmer

Under projektet implementerades en specifikt anpassad version av Core Online. Lösningen integrerades bland annat med externa mätverktyg för kontinuerligt kunna mäta och förbättra systemet i framtiden. Därtill migrerades även runt 500 innehåll- och nyhetsartiklar, över 5000 dokument och bilder samt flertalet specifika webbdelar och länkningar. Tidigare samarbetsytor lyftes över och integrerades i Microsoft Teams som blev Blekinge Tekniska Högskolans nya plattform för samarbete och snabb kommunikation.

Efter det lyckade projektet har Blekinge Tekniska Högskolan lyckats frigöra resurser från den tidigare on-premises lösningen baserad på SharePoint 2013. Man har också bland annat fått ett mer användarvänligt intranät men också givit sina användare en naturlig ingång till Office 365 och dess funktioner. Vi låter Marcus Dittmer avsluta denna artikel med några nyckelfaktorer för ett lyckats slutresultat och passar även på att tacka för ett gott samarbete.

Involvera och ha en öppen dialog mellan kommunikationsavdelningen och IT-avdelningen under hela resan, i allt från kravspecifikation till integrering mellan olika system. Då kan man undvika många onödiga fallgropar och dikeskörningar. Samtidigt känner också hela organisationen ett gemensamt ansvar för slutresultatet.

BTH innehåll


Marcus Dittmer
Projektansvarig, BTH

Vill du veta mer om BTH:s nya intranät?
Kontakta Bool by Sigma