Den digitala arbetsplatsen med SharePoint och Office 365

Vad är trenderna inom den digitala arbetsplatsen tillsammans med SharePoint och Office 365? Vi frågade Niklas Velander, SharePoint/Office 365 & digital arbetsplats specialist på Bool by Sigma.

Hej Niklas! Vad innebär den digitala arbetsplatsen?
Den digitala arbetsplatsen är ett samlingsbegrepp för de digitala verktyg vi använder på arbetet för att utföra vårt arbete. Det kan till exempel vara ekonomisystem, videokonferens, tidrapportering och e-post. Om man tänker efter använder vi väldigt många olika digitala verktyg i vårt arbete utan att reflektera över det.

Hur ser trenden ut med den digitala arbetsplatsen kontra den fysiska arbetsplatsen. Hur jobbar man idag?

Den digitala arbetsplatsen finns redan idag hos organisationer, då anställda skickar e-post och använder andra digitala verktyg dagligen. Frågan är vilken strategi som finns kring det digitala arbetssättet? Gränserna för den fysiska arbetsplatsen och den digitala arbetsplatsen håller på att suddas ut och har medfört många stora möjligheter för bland annat effektivt samarbete, snabb kommunikation och kunskapsdelning.

För många olika digitala verktyg på arbetsplatsen kan vara en utmaning för slutanvändaren, då det kan ta lång tid att hitta relevant information samtidigt som det är en inlärningskurva att lära sig ett nytt verktyg. Organisationer har kommit olika långt gällande en strategi för den digitala arbetsplatsen som möjliggör ett effektivare och ett mer inspirerande arbete samt en kultur att utnyttja de möjligheter som finns.

Hur fungerar Office 365 och SharePoint som en del av den digitala arbetsplatsen?
Många organisationer använder SharePoint i Office 365 för att binda ihop den digitala arbetsplatsen och göra relevanta digitala verktyg tillgängliga för den anställda. Beroende på var du jobbar i organisationen har du olika behov, förväntningar och krav på hur de digitala verktygen ska fungera. Samarbetsytor, dokumenthantering, informationskanal och global sökfunktionalitet är även andra områden som SharePoint bidrar med.

Vilka vinster ser du för organisationer?
En genomtänkt digital arbetsplats möjliggör bland annat ökat samarbete mellan avdelningar, möjlighet att själv dela och hitta relevant information snabbt, effektivare arbete och slutligen nöjdare medarbetare. Den digitala arbetsplatsen är även en faktor som jobbsökande tittar på när de väljer arbetsgivare. Idag är det även en självklarhet att arbeta tätt med kunder, partners och andra externa kontakter.

Du har ju varit runt i Sverige och pratat på olika konferenser, hur tycker du att intresset är för den digitala arbetsplatsen?
Det finns ett mycket stort intresse, speciellt eftersom det händer mycket inom detta område och kommer innebära många förändringar för arbetssätt för många organisationer. Det ställs helt andra krav idag från de anställda på hur de digitala verktygen ska fungera och att de faktiskt är lätta att använda.

Om man går i tankarna kring att införa Office 365, vad ska man tänka på?
Först och främst titta på behoven i organisationen och se hur de digitala verktyg som finns i Office 365 kan hjälpa de anställda att utföra arbetet på ett bättre sätt. Efter det är det en god idé att titta på en lanseringsplan för hur utrullningen av de digitala verktygen ska gå till, inklusive hur slutanvändarna ska utbildas och engageras i arbetet. En av nycklarna är att förstå hur de anställda föredrar att jobba och sedan implementera en strategi och arbetsprocess för att stödja det.

Niklas Velander SharePoint-Specialist

Vill du veta mer om SharePoint och Office 365
Niklas Velander
niklas.velander@bool.se
046-54 03 081